汕頭市潮陽實驗學(xué)校教育慈善基金會
會計檔案管理制度

　　為規(guī)范汕頭市潮陽實驗學(xué)校教育慈善基金會（以下簡稱基金會）會計檔案的完整、準確、系統(tǒng)，使會計檔案管理工作規(guī)范化、制度化，以便及時地為財務(wù)工作者提供有價值的會計資料，保證基金會財務(wù)工作的順利運行，根據(jù)《檔案管理制度》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基金會財務(wù)工作具體情況制定本辦法。

　　第一條 本辦法所指會計檔案是指基金會在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映基金會經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。具體包括：
（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
（三）財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案銷毀清冊。
　　第二條 基金會會計檔案實行專人管理。會計檔案由財務(wù)部門負責整理歸檔，并于每年6月30日前完成上一年度會計核算專業(yè)材料的立卷整理。
　　第三條 歸檔的會計核算專業(yè)材料應(yīng)當真實完整，圖文清晰，按照“類別-年度”進行分類整理。
　　第四條 會計憑證類材料按照下列程序和方法進行整理：
（一）一個年度內(nèi)的材料按照形成時間順序排列，按月裝訂成一冊或者數(shù)冊，一冊為一卷。
（二）原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證之后，過大或者過小的原始憑證應(yīng)當通過折疊或者粘貼使其整齊規(guī)范。
　　第五條 會計賬簿類材料按照下列程序和方法進行整理：
（一）一個年度內(nèi)不同種類的賬薄分別立卷，一本賬薄為一卷。
（二）訂本式賬薄應(yīng)當保持賬薄本身的完整性，不得撤出賬中空白頁。
（三）活頁式賬薄應(yīng)當撤出賬中空白頁，重新在有內(nèi)容記載的頁面上端編制頁碼，加裝賬薄封面和封底并裝訂，填寫賬薄封面項目。
　　第六條 財務(wù)報告類材料按照下列程序和方法進行整理：
（一）一個年度內(nèi)的年度財務(wù)報告單獨立卷；季度和月度的財務(wù)報告依據(jù)數(shù)量情況，單獨或者合并立卷。
（二）會計報表應(yīng)當打印或者折疊成A4規(guī)格，并將會計報表附注和財務(wù)情況說明書附在會計報表之后，在有內(nèi)容記載的頁面上編制頁碼。
　　第七條 其他類材料應(yīng)當區(qū)分內(nèi)容和年度，參照財務(wù)報告類材料的整理方法進行整理。
　　第八條 裝訂案卷時應(yīng)當去除金屬物，采用線繩裝訂或者會計檔案專用裝訂機裝訂。裝訂后的案卷應(yīng)當簽封，并在簽封騎縫處加蓋經(jīng)手人印章或財務(wù)專用章。
　　第九條 基金會當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由會計人員保管會計檔案柜和鑰匙。出納人員不得兼管會計檔案。
　　第十條 利用會計檔案應(yīng)當遵守下列規(guī)定：
（一）會計檔案不得外借。財務(wù)部門工作人員利用會計檔案，應(yīng)當經(jīng)財務(wù)部門負責人批準；其他人員因工作需要查閱或者復(fù)印會計檔案，應(yīng)當經(jīng)財務(wù)部門和檔案機構(gòu)負責人批準。
（二）利用會計檔案應(yīng)當辦理登記手續(xù)。摘抄或者復(fù)印會計檔案的，檔案機構(gòu)應(yīng)當備注或說明使用原因。
（三）利用會計檔案原則上應(yīng)當當天歸還。檔案機構(gòu)應(yīng)當對歸還的檔案進行檢查，核對無誤后辦理利用注銷手續(xù)。
（四）嚴禁對利用的會計檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。
　　第十一條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分25年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
　　第十二條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為25年。
　　第十三條 檔案機構(gòu)應(yīng)當通會計機構(gòu)對保管期滿的會計檔案進行鑒定。保管期滿的會計檔案除本辦法第十四條規(guī)定的情形外，可以按照一下程序銷毀：
（一）由基金會檔案管會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊（見附件1）。
（二）基金會負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。
（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)部門、檔案機構(gòu)和基金會負責人。
　　第十四條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
　　第十五條 本制度由基金會財務(wù)部負責解釋，自基金會第二屆第十四次理事會議過之日起執(zhí)行。
附件1：會計檔案銷毀清冊
 

汕頭市潮陽實驗學(xué)校教育慈善基金會會計檔案銷毀清冊