汕頭市潮陽實驗學校教育慈善基金會
檔案管理制度

為規(guī)范汕頭市潮陽實驗學校教育慈善基金會（以下簡稱基金會）檔案管理，增強基金會檔案的實用性和有效性，結(jié)合基金會實際，特制定本制度。

一、 檔案歸檔范圍
基金會的會議紀要、汕頭社會組織網(wǎng)上業(yè)務辦理相關文書資料、慈善活動申請資料、基金會制度文件、財務審計、會計檔案、年度計劃、人事檔案、協(xié)議書、合同書、決定書、委托書、項目方案、立項建議書、項目活動通知、等具有保存價值的文件或文書資料（包括電子文書）及相關影像資料。

二、 基金會的檔案管理
（一） 基金會的文書檔案管理由辦公室負責并指定專人管理。
（二） 基金會的財務檔案由基金會指定財務專人管理。

三、 資料的收集與整理
（一） 按照檔案歸檔范圍，文書承辦人應及時送交辦公室檔案管理人員 集中統(tǒng)一管理。
（二） 檔案管理人雖要及時將基金會各種門類和載體的文件、材料收集齊全，并按照相關規(guī)定及時歸檔和整理。
（三） 設置檔案目錄及其他檢索工具， 并保證檔案裝具統(tǒng)一，排列整齊、清晰明了。
（四） 凡秘密以上的文件必須放置辦公室檔案專柜。
（五） 基金會應確保檔案裝具及保存檔案設施的充足、檔案庫房面積的充足。

四、檔案的借閱
（-）理事長、副理事長、秘書長、部門主任借閱檔案可直 接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
（二） 因工作需要，基金會的其他人員需借閱檔案時，需提交檔案借閱申請，由秘書長審批，辦理檔案借閱手續(xù)。
（三） 檔案借閱者必須做到：愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，閱后及時歸還。注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
（四）檔案借閱者若造成檔案損壞或遺失，需負相應責任，最大程度挽回損失。

五、本制度經(jīng)第二屆第十四次理事會議通過后執(zhí)行，由秘書長監(jiān)督實施。